Um controle de estoque feito de maneira eficiente evita perdas e danos, ajuda a reduzir custos e auxilia na negociação com os fornecedores, além de trazer mais otimização para o negócio
Não sabemos exatamente quando surgiu a ideia de controle de estoque, mas essa é uma prática que existe há muito tempo, desde quando nossos antepassados guardavam os suprimentos, especialmente os alimentos, de forma que garantisse o armazenamento adequado.
Com o passar do tempo, esta prática foi evoluindo e, em 1960, foi usado pela primeira vez o código de barras, ferramenta que revolucionou a forma de pessoas e empresas gerirem estoques.
A invenção que, hoje em dia, parece ser um recurso simples, possibilitou algo que é fundamental para o funcionamento das empresas: o armazenamento eficiente de mercadorias.
Mais tecnologias foram aplicadas desde então e, atualmente, empreendedores possuem à disposição diversos softwares que facilitam o controle de produtos e ajudam a integrar o estoque às demais áreas da empresa, o que contribui para prevenção de erros e facilita o processo de compras e vendas.
Mas o que é tão importante quanto a tecnologia para manter o controle de estoques? Organização!
Por isso, neste artigo vamos te explicar o passo a passo para ter o armazenamento da sua operação em dia e quais as principais métricas que você pode acompanhar.
Quer entender um pouco mais sobre? Continue a leitura!
Qual a importância do controle de estoque?
Antes de mais nada, é preciso entender o que é controle de estoque para assim compreender a importância do mesmo.
O controle ou gestão de estoque consiste na análise e monitoramento de entrada e saída de produtos em uma loja, a fim de garantir o funcionamento de venda, disposição e armazenamento dos mesmos.
Lembre-se que o estoque considera não só produtos finais, mas também os bens que estão em posse da empresa – por exemplo, as matérias-primas para fabricação de produtos.
Este controle é muito importante para uma empresa, pois pode definir o sucesso ou prejuízo de um negócio. Isso porque, ao acompanhá-lo, você consegue ter previsão de demandas e maior assertividade na produção ou compra de mercadorias.
Sem o controle de estoque, você possui dois riscos iminentes:
- Comprar mercadoria em excesso e não conseguir vender depois, perdendo assim o faturamento.
- Comprar menos do que a demanda exige, prejudicando o prazo de entrega e, por consequência, o relacionamento com o cliente.
Até aqui deu pra perceber que o estoque é, praticamente, sinônimo de dinheiro, não é?! E, como você bem sabe, tudo que envolve capital deve ser estritamente controlado.
Como fazer o controle de estoque?
Classifique os produtos em categorias
Inicie com a classificação dos produtos em categorias. Essa organização facilita na hora de localizar os itens, além de possibilitar uma melhor identificação em casos de roubos, furtos, devoluções ou danificações.
Um método de controle bastante eficaz é a curva ABC, que classifica os produtos de acordo com o seu grau de importância.
Nessa lógica, o A corresponde aos produtos de maior importância, seja em valor ou quantidade. Normalmente, representa 20% do estoque total, mas possuem 80% do impacto econômico do negócio.
O B são produtos com quantidade e/ou valor mediano. Pode corresponder a 30% do estoque e possui 15% do impacto econômico.
Já o C refere-se a itens de menor importância, é equivalente a 5% do estoque e, consequentemente, possui pouco impacto econômico, normalmente 5%.
Faça o famoso inventário
O inventário é um procedimento de gestão que checa a quantidade de produtos estocados. Sendo assim, o objetivo é entender se a quantidade registrada é a mesma que está no espaço físico.
A partir dele, é possível fazer compras mais assertivas, planejar ações para vendas de produtos encalhados, identificar as divergências e fazer um levantamento do valor total do estoque da empresa.
A frequência para fazer o inventário depende muito de cada negócio – pode ser feita mensalmente, trimestralmente, semestralmente ou anualmente. No entanto, se prepare: é uma prática trabalhosa e requer planejamento.
Use as ferramentas adequadas
Existem empreendedores que utilizam planilhas de excel para fazer o controle de estoque. A prática pode parecer eficiente para evitar custos com ERPs – sistemas de software para administração de empresas – , mas se mostra pouco eficaz quando o assunto é gestão de tempo, produtividade e assertividade.
Hoje em dia, há diversas ferramentas que oferecem mais praticidade, proteção de dados, integração entre áreas e até mesmo relatórios completos.
O mais importante é entender qual a opção disponível no mercado que mais atende as necessidades da sua empresa e esteja dentro do seu orçamento.
Ofereça treinamento aos colaboradores
Não adianta planejar uma rotina de gestão de estoque se os profissionais que trabalham na sua empresa não estão habituados às melhores práticas.
Treine os colaboradores para que sejam regrados no abastecimento de informações e na organização do espaço, pois, certamente, isso fará muita diferença no dia a dia.
Tenha um limite para perdas e danos
Mesmo que a sua empresa tenha um estoque super controlado, ocasionalmente pode acontecer alguns erros. Para lidar com esse cenário, é importante estabelecer uma margem para perdas e danos e respeitar esse limite.
Mas, claro, sempre que houver alguma perda ou dano de produto, é fundamental entender o que aconteceu e buscar maneiras de melhorar.
Faça promoções para vender produtos parados
Sabe aquele produto que está perto do vencimento ou que está encalhado há algum tempo na prateleira do seu estoque?
Pois bem, existem maneiras de resolver essa questão: ações de marketing. Uma estratégia é a queima de estoque, que tem como objetivo promover o giro de mercadorias.
Você pode, inclusive, vender produtos com vícios de qualidade, mas o cliente precisa ter total ciência disso. Então, atenção na hora de promover promoções com esses itens e em hipótese alguma venda produtos fora do prazo de validade.
Para ficar mais por dentro, leia o Código de Defesa do Consumidor, e evite dores de cabeça!
6 indicadores para fazer o controle de estoque
Agora que você já sabe o passo a passo do controle de estoque, é muito importante contar com indicadores que vão ajudar você a fazer um monitoramento adequado.
Deste modo, é preciso definir quais são as métricas que fazem mais sentido para o seu negócio e acompanhá-las periodicamente.
A seguir, explicamos alguns indicadores que você pode monitorar:
Giro de estoque
Podemos dizer que o giro de estoque é o indicador mais importante para a operação do negócio, no que diz respeito ao armazenamento de itens. É ele que mostra qual é a circulação das mercadorias na sua empresa e se há um equilíbrio na compra e venda de produtos.
A fórmula para este cálculo é: giro de estoque = total de vendas / volume médio de estoque.
Vamos a um exemplo: se o volume médio de estoque mensal de uma loja é de 300 camisetas brancas e durante um ano foram vendidas três mil, o cálculo seria:
Giro de estoque = 3.000 / 300 = 10. Ou seja, o giro de estoque é 10, o que significa que, ao longo do ano, o estoque foi renovado 10 vezes.
Taxa de retorno
Esse indicador mostra ao lojista a quantidade de produtos vendidos e posteriormente devolvidos.
Para chegar neste número, é usada a seguinte fórmula:
Taxa de retorno = número de pedidos devolvidos / número de vendas x 100
Imagine que uma loja vendeu 1000 produtos em uma semana e, desse total, 75 produtos foram devolvidos. Portanto o cálculo é: 75 / 1000 x 100 = 7,5%.
Isso significa que a taxa de retorno é de 7,5%.
Em um cenário ideal esse número deve ficar o mais próximo possível de zero, sendo assim, é necessário entender as razões pelas quais os clientes devolvem os produtos e pensar em estratégias para mudar isso.
Capacidade de estoque
A capacidade de estoque diz respeito ao espaço físico que a empresa possui para armazenar as mercadorias.
Fique atento ao abastecimento: não compre mais do que pode armazenar! O ideal é sempre ter um bom fluxo de saída de produtos e um fluxo controlado de entrada.
Perdas de estoque
Esse indicador mostra se há inconsistência entre o que está no sistema que a empresa utiliza e o número real de produtos, se as mercadorias foram danificadas, se houve extravio, perda de validade, entre outros fatores que inviabilizam a comercialização do item.
Essa métrica não possui fórmula para cálculo, ela consiste na análise periódica do estoque para identificação de erros.
Custo de retenção
O custo de retenção ou de carregamento diz respeito ao valor que a empresa gasta para manter o estoque.
Normalmente, este indicador inclui custos como mão-de-obra, materiais utilizados para manutenção do espaço, aluguel – caso o estoque da empresa seja em outro lugar – energia, entre outros fatores que podem variar de acordo com cada empresa.
Neste indicador também está incluso o custo de produtos danificados e estragados.
Índice de qualidade do fornecedor
Os fornecedores são muito importantes na cadeia de suprimentos, por isso não podem ficar de fora quando o assunto é controle de estoque.
Por meio dessa análise é possível avaliar quais são os fornecedores que apresentam mais problemas com devolução de produtos.
Para chegar nessa métrica, é necessário contar a quantidade de pedidos que a sua empresa fez e o número de reclamações sobre os produtos, sejam internas ou de clientes.
E então, entendeu a importância de fazer o controle de estoque adequadamente? Coloque em prática as dicas que demos aqui e veja a sua gestão melhorar!
